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Der User als Kunde – Interne Leistungsverrechnung

Die IT-Infrastrukturen sind Kostenfaktoren, die vielen Anwendern nicht immer ganz bewusst sind. In Unternehmen, die eine interne Leistungsverrechnung anwenden, sind diese Kosten für den Mitarbeiter sehr transparent. Über die praktischen Vorteile dieser innerbetrieblichen Verrechnungsform sprachen wir mit Lars Stünkel, IT-Controller bei KWS Services Deutschland GmbH, einer Tochter der KWS SAAT SE, die als einer der weltweit führenden Saatguthersteller zu den langjährigen Kunden von mod IT Services zählt.

Warum nutzen Sie die interne Leistungsverrechnung in Ihrem Unternehmen?
Zunächst einmal geht es um die Vergleichbarkeit. Bei KWS werden grundsätzlich viele Kosten intern verrechnet. Einen großen Anteil nimmt dabei der IT-Bereich ein. Hier können die Kosten verglichen werden, die jedem unserer Kunden entstehen.

Als IT-Controller sprechen Sie von Kunden. Wer ist das genau?
Wir sehen jeden Anwender, der unsere IT-Leistungen nutzt, als Kunden. Wir erfassen seine Kosten und berechnen diese an seine Kostenstelle. Für jeden Mitarbeiter können wir also seine spezifischen Aufwände erkennen. Das klassische Beispiel sind ja diejenigen User, die ihre Hardware-Ausstattung überdimensioniert haben oder mehr Anwendungen auf ihrem Rechner vorhalten, als sie tatsächlich nutzen. Hier hilft die monatliche Abrechnung in Form von Kosten-Reports, die solche Aspekte offenbart.

Warum ist diese Abrechnung so hilfreich?
Wenn Mitarbeiter ihre Abrechnung sehen, fragen sie sich oft, warum die Kosten für ihren Arbeitsplatz so hoch sind. Denn bei der Berechnung geht es ja nicht nur um die Nutzung der eigenen Hardware und Software, sondern auch um Faktoren wie den Betrieb der Rechenzentren, unsere Netzwerke und die Telekommunikation. Die Abrechnungen zeigen diese Posten und den Anteil jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Kosten-Reports sind darum ein sehr  gutes Mittel, um mehr Kostentransparenz herzustellen.

Wie werden diese Kosten erhoben?
Zunächst definieren wir im IT-Controlling, welche Kosten verrechnet werden sollen. Das sind in der Regel die Hardware und die Software sowie spezielle Dienste wie VPN-Anbindungen, die Nutzung von SAP oder von Microsoft-Anwendungen. Wir sehen jede dieser Leistungen als einen Service, den wir kalkulieren und mit einem Preis versehen. Die Grundlage für die Berechnung sind die Kosten-Reports. Sie liefern die detaillierten Informationen, welche Services von den Kunden genutzt werden.

Was enthalten die Kostenreports?
Diese monatlichen Reports geben genaue Auskunft darüber, welche Hardware, Software und Dienste jeder einzelne User nutzt. Die Daten für unsere Kunden in der Zentrale in Einbeck und unsere Standorte auf der ganzen Welt erhalten wir von mod IT Services. Diese Angaben sind die Basis, um die entsprechende Rechnung an jeden Anwender zu generieren, und darum zählt hier die Qualität der Daten. Denn wenn ein Kunde die Kostenstelle wechselt oder das Unternehmen verlässt, muss das in den Reports umgehend berücksichtigt werden. Nur so ist die korrekte Verrechnung möglich.

Welche Effekte hat die interne Leistungsverrechnung für KWS?
Als IT-Controller haben wir den Unternehmensauftrag, die Primärkosten zu sammeln und die IT-Kosten über die interne Leistungsverrechnung zu entlasten. Wir tragen zu mehr Kostentransparenz bei und motivieren zu höherer Sensibilität bei der Nutzung der Services. Hier hilft insbesondere die intensive Zusammenarbeit mit mod IT Services, die die erforderlichen Reports jederzeit generiert und zuverlässig bereitstellt.

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Kommentare (1)

  1. Jula

    Vielen Dank für den guten Beitrag zur IT Verrechnung. Die IT Kosten eines Unternehmens sollten nicht unterschätzt werden!

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