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IT-Einkauf 4.0: So optimieren Sie die technische Beschaffung

Mit Digital Order Service die Einkaufssteuerung automatisieren

Die Wurzeln von mod IT Services bestimmen bis heute, wie wir die Rolle der IT in Unternehmen begreifen. Als ehemalige IT-Abteilung eines internationalen Biotechnologiekonzerns fragen wir uns bei jeder Produktentwicklung: Wie können wir Kosten einsparen helfen und dabei die Leistung der Unternehmens-IT optimieren, sodass sie bestmöglich die Geschäftsprozesse unterstützt?

Die Einkaufssteuerung als zentrales Scharnier zwischen Lieferant und Business

Ein wesentlicher Prozess, der in Unternehmen noch immer manuell, mit hohem zeitlichen Aufwand und Fehleranfälligkeit betrieben wird, ist die Einkaufssteuerung. Sehen wir uns den Einkauf eines typischen deutschen Mittelständlers an, der internationale Standorte mit betreut. Oft schließt der zentrale Einkauf einen Rahmenvertrag mit einem Systemhaus. Es sorgt – zwischen dem großen Hardware-Hersteller wie Dell oder HP und dem Unternehmen geschaltet – für die Bestellung neuer Geräte, vom Notebook bis hin zum PC. Die Servicepauschale im Vertrag wird dabei oft als sogenannte „Schattenkosten“ bezeichnet. Aus dem vereinbarten Kontingent erhält der Anwender die benötigte Hardware. Doch in dem Bestellprozess, der bei jeder einzelnen Order manuell durchlaufen werden muss, gibt es immer wieder Tücken.

Tracking, länderspezifische Anpassungen und Garantie-Management: der hohe manuelle Aufwand jeder Geräte-Bestellung

Wenn das Gerät zu einem Standort außerhalb von Deutschland geliefert werden muss, sind länderspezifische Details wie zum Beispiel die richtige Tastatur bei der Bestellung zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind mit jedem Gerät Herausforderungen verbunden: das Garantiemanagement, das durchaus in jedem Land unterschiedlich gestaltet sein kann, das Lieferantenmanagement, welches das Liefertracking und die Überwachung der Lieferzeiten einschließt, das Vertragsmanagement – wie die Umschreibung der Wartungsverträge bei internationaler Auslieferung – oder die Kontingent-Überwachung.

Effizienter IT-Einkauf mit Digital Order Service

Wie könnte dieser Bestellprozess schlanker und kostengünstiger gestaltet werden? Indem der IT-Einkauf die Rahmenverträge gemäß dem Open-Book-Verfahren ganz ohne Schattenkosten direkt mit dem Hersteller abschließt und eine Digital-Order-Service-Lösung für das reibungslose, operative Order-Management sorgt.

Dabei kann der Endanwender selbst sein neues Gerät aus der bereitgestellten Auswahl in einem Web-Portal oder telefonisch über den Help-Desk bestellen. Ein individueller Genehmigungsprozess bietet der IT-Abteilung die Kontrolle über die Bestellungen. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, übernimmt die Digital-Order-Service-Lösung die vollständige Steuerung der Auslieferung: Die Beauftragung beim Hersteller unter Berücksichtigung aller spezifischen und notwendigen Details, das Qualitäts- und Liefermanagement sowie das Vertrags- und Leasingmanagement.

So regelt der Digital Order Service den kompletten kaufmännisch-administrativen Vorgang des Bestellprozesses, von der Darstellung für den Endanwender, welche Geräte zur Auswahl stehen, bis hin zur Rechnungsabwicklung. Der Einkauf und die IT-Abteilung erhalten mithilfe eines Dashboards jederzeit einen Überblick darüber, wie viele Geräte aus dem Kontingent abgerufen wurden, auf Wunsch gefiltert nach Ländern, Gerätetypen und -klassen, Lieferzeiten und vielem mehr. Das umfassende Reporting schließt die neue Transparenz in der Einkaufssteuerung ab.

Am Ende erhält der Endanwender sein bestelltes Gerät fristgerecht, mit der richtigen Konfiguration und allen notwendigen Spezifika, um reibungslos weiterarbeiten zu können – so wie wir in der Rolle einer IT-Abteilung es uns wünschen würden.

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