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mod IT Blog Können Unternehmen mit Office 365 wirklich sparen?

Können Unternehmen mit Office 365 wirklich sparen?

Hybrid-Betrieb, damit der Bierhahn aufgedreht bleibt – Als ich kürzlich diese erfrischende Überschrift eines Projektberichts las, wurde mir wieder einmal bewusst, wie wenig Case Studies mir bisher über die Migration zu Office 365 unterkamen. Damit meine ich wirklich handfeste, konkrete Berichte, warum ein Unternehmen sich für das Cloud-Produkt entschieden hat und welche Vorteile es erwartet. Und wenn wir ganz ehrlich sind: Der Schlüssel ist die Kostenfrage. Denn natürlich ist die absolute Bottomline jedes Gesprächs rund um die Cloud: Was kostet’s? Können wir mit Office 365 wirklich sparen?

Das Sparpotential des Einsatzes von Office 365 erschließt sich einerseits über die numerischen Kosten, andererseits über die vereinfachten Arbeitsabläufe und -prozesse im Unternehmen. Denn Microsoft integrierte Exchange Server, SharePoint und Lync Server in die Office Suite. Damit ist Office 365 mehr als eine „Online-Version“ der geläufigen Office-Programme, liegt das Hauptaugenmerk auf Kommunikation und Gruppenarbeit. Zu diesen „soften“ Kostenfaktoren zählen unter anderem:

1. Flexibilität

Anwender erhalten jederzeit und von jedem Ort mit einer Internetverbindung Zugriff auf ihre Dokumente und Daten, sodass sie schnell und von unterwegs weiterarbeiten bzw. Informationen abfragen können – zum Beispiel wenn uns auch im Urlaub ein kurzer Gedanke an das Projekt ereilt, wie es meinem Kollegen Marcus Mönckemeyer in San Francisco erging.

2. Dokumenten-Sharing

Sharepoint Online ermöglicht es, mit mehreren Personen an denselben Dokumenten und Plänen zu arbeiten. Das spart Zeit und Nerven bei allen Anwendern, die endlos lange Dateinamen mit kryptische Kürzeln und Versionsnummern kennen.

3. Effizientes Zusammenarbeiten

Durch Videotelefonie, Collaboration Pattformen sowie An- und Abwesenheitsfunktionen können Reisekosten vermieden werden. Ein Zuschalten zum Meeting genügt häufig vollkommen. Da die Kommunikation über Lync dem Umgang mit dem Windows Live Messenger entspricht, müssen Unternehmen hierfür keine eigene Serverstruktur betreiben.

4. 99,9-prozentige, garantierte und finanziell abgesicherte Verfügbarkeit

Microsoft garantiert eine Verfügbarkeit aller Anwendungen und Dienste von über 99 Prozent.

5. Hohe Sicherheit und Datenschutz

Die Anforderungen bei Microsoft an die Sicherheit der Anwendungen und physischen Komponenten des Rechenzentrums sind enorm. Für ein mittelständisches Unternehmen wären sie mit vertretbarem Kostenaufwand so nicht umsetzbar. Darüber hinaus werden mit Office 365 die strengen EU-Datenschutzbestimmungen eingehalten.

In die Kostenrechnung gehen diese Punkte natürlich ein. Die numerischen Kosten, mit denen Unternehmen auf dem Papier schon zu Beginn rechnen können, schließen unter anderem ein:

6. Das Lizenzmodell

Die Lizenzen für Office 365 sind flexibel gestaltbar: Sie können monatlich verschoben, hinzugefügt oder reduziert werden – je nachdem, ob ein Anwender vielleicht nur mobil seine E-Mails abrufen oder die vollständigen Office-Funktionen nutzen möchte.

7. Interne Kostenverrechnung

Office 365 ermöglicht eine verursachergerechte Kostenverteilung und Kostenrechnung.

8. Geringe Betriebskosten

Die On-Premise Infrastrukturkosten können reduziert werden. Generell entstehen für eine IT-Abteilung immer schwankende Kosten aufgrund von Updates und Neuerungen. Office 365 bietet konstante Kosten bei dem neuestem Technologiestand.

9. E-Mail-Archivierung

Durch Office 365 können die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung eingehalten werden (Stichwort Compliance). Pro Anwender stellt Microsoft bereits ein 2 GB-großes Postfach zur Verfügung.

10. Beschaffung von Hardware

Das größte Sparpotential liegt meines Erachtens darin, dass Anschaffungskosten für Hardware wegfallen, die Betriebskosten sinken und die sogenannten 3rd Party Services nicht mehr notwendig sind. Administratoren müssen sich nicht wie bisher darum kümmern, die Server zu warten, zu sichern, zu aktualisieren, wiederherzustellen oder zu verwalten. Das alles übernimmt Microsoft für sie.

Mit einem Cloud Readiness Assessment das genaue Sparpotential identifizieren

Wie genau und in welchem Umfang Unternehmen diese Potentiale für sich nutzen können, erschließt mod IT Services mithilfe eines Cloud Readiness Assessments. In zwei Workshops werden ganzheitlich sämtliche Aspekte der IT- und der Unternehmenstrategie aufgenommen und Lösungspfade für den sinnvollen und kosteneffizienten Einsatz der Cloud entwickelt. So konnte zum Beispiel die Balda Group mit mod IT Services eine Kostenersparnis von 32 Prozent ausmachen. Ein Praxisbeispiel des mod Cloud Readiness Assessments finden Sie in Kürze auch als Referenz der Balda Gruppe auf unserer Website beschrieben.

Übrigens: Torsten Otto, Leiter IT Service & Support berichtete im vergangenen Juni für die Zeitschrift ChannelPartner von einer Migration zu Office 365 und ermittelte einen ROI von 3 Jahren.

Und für alle, die gern selbst über den anfangs erwähnten Hybrid-Betrieb für den ununterbrochenen Bierfluss lesen möchten: Carlsberg Group zapft Office 365 an.

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