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Office 365 in öffentlichen Einrichtungen – Sparen mit Gewinn

Kaum ein Bereich hat einen derartigen Spagat zu leisten wie Einrichtungen in kommunaler Trägerschaft. Sowohl im Bildungsbereich, der Gesundheitsversorgung oder der Verwaltung nimmt einerseits die Komplexität der Aufgaben immer weiter zu und werden andererseits die Mittel zur Erfüllung von Aufgaben ständig reduziert. Der effiziente Einsatz von Cloud-Diensten wie Office 365 kann hier maßgeblich zum Erhalt und zur Steigerung der Leistungsfähigkeit beitragen.

Mit der Einführung der neuen Lizenzpläne stößt Microsoft auf große Resonanz. Die Modelle bieten die Möglichkeit, die Nutzung der Anwendungen sehr präzise auf die individuellen Anforderungen der Organisation abzustimmen. Es ist besonders einfach, neue Lizenzen hinzuzufügen und im Falle von Optimierungen auch wieder zu entfernen. Dies bedeutet für die gesamte Verwaltung ein hohes Maß an Flexibilität. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass die Anwendungen immer auf dem neuesten Stand sind. Durch Werkzeuge wie Lync und Sharepoint können die barrierefreie Zusammenarbeit und die Kommunikation wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden.

Unsicherheit in rechtlichen Fragen?

Die Zurückhaltung vieler kommunaler Institutionen liegt nicht nur an den Fragen rund um die Migration bestehender Daten, sondern vor allem an der Unsicherheit im Hinblick auf die Datensicherheit. Als wesentlichen Vorteil von Office 365 kommuniziert Microsoft die umfassende Integration der Cloud in die Anwendungen. Dies erleichtert zweifelsohne die Datennutzung über mehrere Anwender hinweg, ist aber auch mit den Datenschutzrichtlinien der öffentlichen Verwaltung in Einklang zu bringen. Insbesondere die Speicherung von Daten in der Cloud ist noch nicht geklärt. Nach derzeitiger Rechtslage gibt es keine konkreten Vorschriften, die den Besonderheiten von Cloud Computing Rechnung tragen. Allerdings existieren auch keine Rechtsvorschriften, die Cloud Computing dezidiert verbieten.

Zu den rechtlichen Risiken zählen jedoch die legalen Zugriffsmöglichkeiten von Sicherheitsbehörden in Drittstaaten. Dies betrifft besonders den Patriot Act in den USA, der US-amerikanischen Sicherheitsbehörden Zugriffsmöglichkeiten selbst auf Cloud-Inhalte von US-amerikanischen Unternehmen außerhalb der USA eröffnen kann. Führende Unternehmen wie Microsoft wehren sich gegen das Vorgehen amerikanischer Gerichte. Gegen den Beschluss eines US-Richters zur Herausgabe von Daten, die in einem Rechenzentrum von Microsoft in Irland vorgehalten werden, legte der Konzern Widerspruch ein. Die Gefahr des unbefugten Zugriffs auf Daten in der Microsoft Cloud ist äußerst gering. Die europäischen Rechenzentren des Konzerns sind auf extrem hohen Sicherheitsstandards aufgebaut und gewährleisten mit einer Verfügbarkeit von 99,99 % auch ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit. Diese Faktoren können kommunale Rechenzentren oftmals nicht leisten.

Im Umfeld kommunaler Einrichtungen ist es nicht immer empfehlenswert, alle Daten in die Cloud auszulagern. Office 365 bietet den vollen Funktionsumfang auch im On-Premise-Einsatz oder bei hybriden Cloud-Lösungen, bei denen zum Beispiel sensible Daten auf lokalen Servern vorgehalten werden. Die geeigneten Lösungen erfordern hier eine Analyse und die Erarbeitung eines maßgeschneiderten Konzepts. Denn mit dem richtigen Konzept wird Office 365 auch für öffentliche Einrichtungen zu einem echten Gewinn.

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