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On Premise war gestern – das neue Arbeiten in der Cloud

Office 365 stellt Technik und Mitarbeiter auf die Probe. Lohnt sich der Aufwand?

Seit gut fünf Jahren bietet Microsoft seinen bestehenden und potentiellen Kunden die Office-Lösungen als Cloud-Variante an. Die Vorteile eines Umstiegs auf Office 365 liegen dabei klar auf der Hand: die Anwendungen stehen ständig zur Verfügung, werden regelmäßig aktualisiert und gewartet, sind extrem ausfallsicher bei äußerst geringem Backend-Aufwand für einen selbst. Dennoch tun sich IT-Entscheider schwer mit dem Entschluss, ihre Office-Anwendungen aus der Cloud zu beziehen. Sicherheitsbedenken, Kosten und Planungsaufwände werden als Argumente angeführt. Sind diese Bedenken berechtigt?

Never Touch a Running System

Nicht zu viele Änderungen an einem halbwegs stabil laufenden System vorzunehmen, ist eine etwas angegraute und nur kurzfristig kostensparende Weisheit. Unzufriedene Nutzer und ein vor sich hin alterndes System ziehen bald größere Probleme nach sich: User fangen an, ihre eigenen Geräte und Apps über den Kopf der IT hinweg zu nutzen, veraltete Software-Versionen verursachen Sicherheitsvorfälle oder ähnliches.

Eine holprige Umstellung auf ein neues System ist selten dem Produkt geschuldet. Maßgeblicher Faktor ist eine gute Planung vorab. Beim Umstieg auf Office 365 verhält es sich ebenso. Denn das Produkt liefert in stets neuester Version mehr Funktionen, als die meisten Nutzer bisher geboten bekommen: Von Exchange über SharePoint bis hin zu Skype for Business. Sprich: Das Produkt ist unumstritten gut, aber der Schritt in die Cloud bleibt technisch und menschlich anspruchsvoll. Sinnvoll ist es deshalb, vor allem die Mitarbeiter von Beginn an mit einzubeziehen. Denn auch wenn die Cloud die tägliche Arbeit vor allem effektiver macht – bessere Vernetzung, kürzere Kommunikationswege, weniger Medienbrüche und einfachere Zusammenarbeit mit Externen –, so ist für viele doch der Umstieg auf neue Versionen mit noch mehr Funktionalitäten und anderem Look and Feel eine Herausforderung.

Sofort flexibler und mittelfristig günstiger

Wann amortisiert sich der Umstieg auf Office 365? Eine schwierige Frage, die klar mit „das kommt darauf an“ beantwortet werden muss. Beispielsweise spielt es eine Rolle, wie regelmäßig ein Unternehmen bisher neue Versionen und Updates nutzte. Je seltener, desto kostengünstiger – und riskanter. Zudem will Office 365 nicht einfach der Ersatz für die bisherigen Office-Anwendungen sein. Vielmehr motiviert es zu einer neuen Art der Arbeit: mobil, Endgeräte-unabhängig, flexibel, kollaborativ und multimedial. Wer mit seinem alten System vollends zufrieden ist, wird die Kosten für Office 365 eher scheuen.

Erfahrungswerte zeigen, dass sich Office 365 nach 3 bis 5 Jahren amortisiert hat. Neben den Anwendungen, die nach Bedarf abonniert werden, erhält man Wartung und Pflege der Software und natürlich der zugrundeliegenden Cloud-Infrastruktur gleich mit – Datenschutz und Sicherheit in einem Maße inklusive, wie es sich ein mittelständisches Unternehmen kaum selbst leisten kann. Quasi nebenbei verringert  sich demnach der Wartungsaufwand für die eigene IT-Umgebung.

Für wen lohnt sich das?

Für mittelständische Unternehmen ist Office 365 geradezu prädestiniert. Eine vernünftige IT-Infrastruktur schlägt tiefe Kerben in die Gewinnerwartungen. Der Einsatz stets neuer Versionen, die Ausstattung der Mitarbeiter nach individuellen Wünschen und ein belastbares Sicherheitskonzept – alles gleichzeitig ist kaum realisierbar. Doch damit gehen Potentiale verloren. Potentiale, die den Unterschied zum Wettbewerb ausmachen können. Mit Office 365 abonnieren Unternehmen eine hochverfügbare, flexible Lösung. Microsoft bietet verschiedene Pakete, innerhalb derer sich die Kunden die Anwendungen und Anzahl an Lizenzen zusammenstellen können, die sie benötigen. Dennoch empfiehlt sich eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse vorab und die Beratung durch Experten, um eine technisch und wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung zu treffen.

 

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